Monitoring pracowników
16 maja 2018 r. Senat przyjął bez poprawek ustawę z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych. Ustawa ta uchyla obecnie funkcjonujące rozwiązanie z 1997 r. Zmiana ta była konieczna aby dostosować krajowe rozwiązania do zmian systemu ochrony danych osobowych jakie wprowadzi 25 maja 2018 r. RODO. Ustawą o ochronie danych osobowych znowelizowano także kilka innych aktów prawnych, które pierwotnie miały zostać znowelizowane ustawą Przepisy wprowadzające ustawę o ochronie danych osobowych (swoją drogą ciekawe jak teraz ta ustawa się będzie nazywać? 😉 ). Akt ten nie nie wejdzie w życie jeszcze przez jakiś czas, stąd część rozwiązań przeniesiono do uchwalonego aktu – w tym m.in. przepisy nowelizujące Kodeks pracy i regulujące monitoring pracowników.
Monitoring
Obecnie nie funkcjonują w naszym systemie prawnym rozwiązania kompleksowo regulujące kwestię utrwalania wizerunku w celu zapewnienia bezpieczeństwa czy ochrony mienia. Rodzi to wiele problemów natury prawnej – począwszy od możliwości naruszenia dóbr osobistych osób nagrywanych skończywszy na procesowych możliwościach wykorzystania nagrania jako dowodu w postępowaniu sądowym. Chcąc uregulować tą kwestię ustawodawca wprowadził rozwiązania regulujące wykorzystanie monitoringu w zakładach pracy.
W jakim celu?
Ustawodawca wskazał konkretne cele dla jakich może być wykorzystywany monitoring. Prawodawca może rejestrować obraz jeżeli jest to niezbędne:
- do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników,
- ochrony mienia,
- kontroli produkcji,
- zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Monitoring może być wykorzystywany dla realizacji tych celów tylko wtedy, gdy nie może on być osiągnięty mniej ingerującymi w prywatność działaniami. Wskazuje na to użycie zwrotu jeżeli jest to niezbędne do (…).
Co ciekawe w pierwotnym brzmieniu projektu wskazano, że monitoring nie może stanowić środka kontroli wykonywania pracy przez pracownika. Jednak zapis ten nie znalazł się w skierowanym do podpisu projekcie ustawy. Co prawda ustawodawca wskazał, że nagrania obrazu mogą być wykorzystywane wyłącznie dla celów dla których zostały zebrane, jednak wydaje się, że niektóre zachowania będzie można zaklasyfikować właśnie jako starania o ochronę mienia pracodawcy czy związane z kontrolą produkcji.
Gdzie można nagrywać?
W Kodeksie pracy wskazano miejsca, w których nie można stosować monitoringu. Zakaz ten obejmuje pomieszczenia sanitarne, szatnie, stołówki oraz palarnie lub pomieszczenia udostępniane zakładowej organizacji związkowej. Zakaz ten jednak nie jest bezwzględny. Monitoring może być stosowany w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji powyższych celów i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych. O ile raczej ciężko naruszyć będzie godność pracownika nagrywając go w palarni czy stołówce to trudno będzie uzasadnić monitoring w szatni lub pomieszczeniu sanitarnym.
Retencja danych, czyli ile przechowywać nagrania z monitoringu?
Przepisy RODO kładą duży nacisk na informowanie osób, których dane są przetwarzane o czasie, po jakim dane osobowe przestaną być przetwarzane. Często trudno jest jednoznacznie określić te terminy – przykładowo okresy przedawnienia roszczeń mogą być zawieszane czy przerywane (a po przerwaniu okres przedawnienia biegnie na nowo). W tym jednak przypadku ustawodawca wskazał wprost: nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. Wyjątek stanowi sytuacja, w której stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić taki dowód dowód w postępowaniu. W takiej sytuacji nagrania mogą być przechowywane do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Jednak po upływie tych okresów nagrania obrazu zawierające dane osobowe, podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.
Jak informować pracownika?
Pracodawca powinien poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu w sposób zwyczajowo przyjęty dla rozpowszechniania tego typu informacji nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. W przypadku nowego pracownika pracodawca przed dopuszczeniem go do pracy przekazuje te informacje na piśmie.
Dodatkowo pomieszczenia i teren monitorowany powinny być oznaczone w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych. Dokonanie takie oznaczenia (np. przy wykorzystaniu piktogramów) nie zwalnia pracodawcy z obowiązków informacyjnych jakie wynikają z art. 13 RODO. Tym samym pracodawca, jako administrator danych pochodzących z monitoringu powinien uwzględnić te kwestie w klauzulach informacyjnych dla pracowników.
Monitoring to nie tylko obraz
Monitorowanie pracowników nie polega tylko na utrwalaniu ich zachowań w postaci obrazów. Aby umożliwić pełne wykorzystanie czasu pracy oraz zapewnić właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika. Działania takie muszą być jednak prowadzone tak by nie naruszały tajemnicy korespondencji oraz dóbr osobistych pracownika. Pracodawca może też wykorzystać inne narzędzie rejestrujące sposób wykonywania pracy jak np. kontrolę ruchu sieciowego czy podgląd monitora pracownika.
Materiały pochodzące z tak stosowanego monitoringu nie muszą być usuwane po 3 miesiącach.
O autorze:
Kariera
Kariera
Radca prawny. Szef Sekcji Nowych Technologii w Kancelarii SDO, absolwent kilku kierunków studiów (prawo, politologia, europeistyka).
Specjalista w zakresie prawa autorskiego, własności intelektualnej oraz szeroko rozumianego prawa nowych technologii, łączący rozległą wiedzę prawniczą z praktyczną znajomością zagadnień o charakterze informatycznym, wynikającą z wieloletniego doświadczenia m.in. w administrowaniu sieciami komputerowymi. Realizuje wraz z zespołem prawników SDO znaczące projekty dla klientów działających w branży IT oraz e-commerce, w tym obejmujące zagadnienia ochrony własności intelektualnej, danych osobowych.
Naukowo zainteresowany wpływem prawa nowych technologii na istniejące dziedziny prawa, w szczególności na prawo ochrony własności intelektualnej, prawo informatyczne oraz postępowanie cywilne. W Kancelarii SDO zajmuje się głównie obsługą klientów z branży nowych technologii, IT i reklamy. Uczestniczył również, już jako członek zespołu SDO, w wybranych projektach typu due-diligence.
Od 2005 r. pracuje również jako administrator sieci komputerowych. Prywatnie fan ASG i pasjonat gotowania.
Specjalizacja:
Specjalizacja:
- prawo nowych technologii i prawo informatyczne
- prawo własności intelektualnej
- prawo gospodarcze
- ochrona danych osobowych